SUKABUMIUPDATE.com - Mungkin dari Anda masih menggunakan cara memindahkan sebuah tabel maupun daftar data dari Word ke Excel dengan cara memindahkannya satu persatu dalam lembar kerja (spreadsheet).

Namun sebenarnya ada cara yang lebih baik dari pada cara yang tadi, Anda hanya harus memformat dokumen Word secara benar lalu mengimpor file tersebut ke dalam Excel dengan mengklik-klik saja.

(Ilustrasi) Microsoft Excel - (wallpapercave.com)</span

Ingin tahu caranya?, berikut kami telah melansir dari Suara.com yang telah dikutip dari Wikihow, langkah-langkah untuk mengkonversi Word ke Excel:

Pertama, mengkonversikan daftar :

1. Pahami bagaimana dokumen Word akan dikonversikan

Untuk mengimpor dokumen ke Excel digunakan karakter-karakter tertentu untuk menentukan data apa yang akan masuk ke sel-sel di lembar kerja Excel. Dengan melakukan beberapa langkah format sebelum mengimpor, Anda dapat mengontrol tampilan lembar kerja dan meminimalkan jumlah format manual yang harus dilakukan. Hal ini sangat berguna jika mengimpor sebuah daftar panjang dari dokumen Word ke Excel.

Cara ini bekerja maksimal bila di daftar terdapat beberapa entri, yang masing-masingnya berformat serupa (daftar alamat, nomor telepon, alamat surel, dll.)

2. Pastikan tidak ada kesalahan format apa pun pada dokumen

Sebelum memulai proses konversi, pastikan setiap entri telah diformat dengan cara yang sama. Anda harus memperbaiki kesalahan tanda baca atau menata setiap entri yang tidak sesuai. Hal ini untuk memastikan proses transfer data berjalan lancar.

3. Tampilkan karakter format di dokumen Word

Dengan menampilkan karakter format yang biasanya tersembunyi, Anda dapat menentukan cara terbaik untuk memisahkan setiap entri. Anda dapat menampilkan karakter format dengan mengklik tombol Show/Hide Paragraph Marks di tab Home, atau dengan menekan Ctrl+ Shift+*.

Kebanyakan daftar memiliki satu tanda paragraf di akhir setiap baris, atau di akhir baris, atau di baris kosong antara entri. Anda akan menggunakan tanda ini untuk memasukkan karakter pembeda sel-sel di Excel.

4. Ganti tanda paragraf antar entri untuk menghapus spasi ekstra

Excel akan menggunakan spasi antar entri untuk menentukan baris, tetapi Anda juga harus menghapusnya saat ini untuk membantu proses format. Jangan khawatir, Anda akan segera menambahkannya kembali. Langkah ini bekerja maksimal jika memiliki satu tanda paragraf di akhir entri dan satu tanda di spasi antar entri (dua spasi berturut-turut).

• Tekan Ctrl+H untuk membuka jendela Find and Replace.
• Tik ^p ^p ke kolom Find. Ini adalah kode untuk dua tanda paragraf berturut-turut. Jika setiap entri adalah satu baris tunggal dan tidak ada baris kosong di antaranya, gunakan hanya satu ^p.
• Masukkan karakter pembatas ke kolom Replace. Pastikan bahwa karakter ini bukanlah karakter yang ada dalam dokumen, seperti ~.
• Klik Replace All. Lalu akan terlihat entri-entri ini menggabungkan diri sendiri, namun biarkan saja selama karakter pembatas berada di tempat yang tepat (di antara setiap entri)

5. Memisahkan setiap entri ke kolom-kolom terpisah

Kini entri-entri muncul dalam baris terpisah. Anda harus menentukan data yang akan muncul di masing-masing kolom. Sebagai contoh, jika setiap entri di baris pertama adalah nama, di baris kedua adalah alamat jalan, dan di baris ketiga adalah negara dan kode pos, lakukan hal berikut:

• Tekan Ctrl+H untuk membuka jendela Find and Replace.
• Hapus salah satu tanda ^p di kolom Find.
• Ganti karakter di kolom Replace dengan sebuah koma ,.
• Klik Replace All. Ini akan menggantikan simbol paragraf yang tersisa dengan koma pemisah, yang akan memisahkan setiap baris ke sebuah kolom.

6. Ganti karakter pembatas untuk menyelesaikan proses format

Setelah Anda menyelesaikan dua langkah Find and Replace di atas, daftar kini tidak lagi terlihat seperti sebuah daftar. Semuanya akan berada di baris yang sama dan memiliki koma di antara setiap bagian data. Langkah Find and Replace akan mengembalikan data kembali menjadi bentuk daftar namun tetap memiliki koma yang mendefinisikan kolom-kolom.

• Tekan Ctrl+H untuk membuka jendela Find and Replace.
• Masukkan ~ (atau karakter apa pun yang pilih di awal) ke kolom Find.
• Masukkan ^p ke kolom Replace.
• Klik Replace All. Ini akan membuat seluruh entri kembali ke grup individu yang dipisahkan dengan koma.

7. Simpan berkas sebagai berkas teks biasa

Format entri telah selesai dan dapat menyimpan dokumen ini sebagai berkas teks. Hal ini dilakukan agar Excel dapat membaca dan mengurai data sehingga tampil di kolom-kolom yang tepat.

• Klik tab File dan pilih Save As.
• Klik menu drop-down (buka-bawah) Save as type dan pilih Plain Text.
• Namai berkas lalu klik Save.
• Jika jendela File Conversion muncul, klik &nbsp OK; .

8. Buka berkas di Excel

Karena berkas telah disimpan dalam teks biasa, Anda dapat membukanya di Excel.

• Klik tab File dan pilih Open.
• Klik menu buka-bawah All Files Excel dan pilih Text Files.
• Klik Next > di jendela Text Import Wizard.
• Pilih Comma dalam daftar Delimiter. Anda dapat melihat bagaimana entri-entri akan dipisahkan di pratinjau di bagian bawah. Klik Next >.
• Pilih format data untuk masing-masing kolom, lalu klik Finish.

Kedua, Mengkonversikan Tabel :

1. Buat sebuah tabel di Word lalu isikan data ke dalamnya. Untuk daftar data di Word, Anda dapat mengubahnya menjadi format tabel lalu menyalin tabel tersebut ke Excel. Jika data Anda sudah dalam format tabel, lewatkan ke langkah berikutnya.

• Pilih semua teks yang akan dikonversikan ke dalam tabel.
• Klik tab Insert lalu klik tombol Table.
• Pilih Convert Text to Table.
• Masukkan jumlah baris per baris data di dalam kolom Number of columns.
• Jika ada baris kosong di antara masing-masing baris data, tambahkan satu ke total kolom.
  Klik OK .

2. Periksa format tabel. Word akan membuat tabel berdasarkan pengaturan Anda. Periksa untuk memastikan tabel sudah benar.

3. Klik tombol kecil + yang muncul di sudut kiri atas tabel. Tombol ini akan muncul ketika anda melayangkan tetikus (Mouse) ke atas tabel. Mengklik tombol ini akan memilih semua data dalam tabel.

4. Tekan .Ctrl+C untuk menyalin data. Anda juga dapat mengklik tombol Copy di tab Home.

5. Buka Excel. Setelah data disalin, Anda dapat membuka Excel. Jika Anda ingin menempatkan data tersebut dalam lembar kerja yang sudah ada, buka lembar kerja tersebut. Tempatkan kursor di sel yang ingin dijadikan sel kiri-atas tabel.

6. Tekan .Ctrl+V untuk merekatkan data. Masing-masing sel-sel dari tabel Word akan ditempatkan ke dalam sel terpisah di lembar kerja Excel.

7. Pisahkan setiap kolom yang tersisa. Tergantung pada jenis data yang anda impor, mungkin akan ada beberapa format tambahan yang perlu Anda lakukan. Sebagai contoh, jika Anda mengimpor alamat kota, kode negara, dan kode pos yang ada dalam satu sel, Anda dapat membaginya otomatis di Excel.

• Klik judul kolom yang ingin dibagi. Langkah ini akan memilih seluruh kolom.
• Pilih tab Data dan klik tombol Text to Columns.
• Klik Next > lalu pilih Comma di kolom Delimiters. Jika Anda menggunakan contoh di atas, langkah ini akan memisahkan kota dari kode negara dan kode pos.
• Klik Finish untuk menyimpan perubahan.
• Pilih kolom yang masih harus dibagi, lalu ulangi proses ini. Pilih Space dan bukan Comma sebagai pembatasnya. Langkah ini akan memisahkan kode negara dari kode pos.

Itulah cara yang dapat Anda lakukan untuk mengkonversikan Word ke Excel. Selamat mencoba !

SUMBER:SUARA.COM

Writer : Ikbal Juliansyah