SUKABUMIUPDATE.com - Setiap pemerintah daerah baik Kabupaten maupun Kota di Indonesia mempunyai lembaga yang mengelola kearsipan yang dikenal dengan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Di Kabupaten Sukabumi, lembaga yang mengelola kearsipan pemerintahan daerah adalah Dinas Arsip dan Perpustakaan atau Diarpus.

Berdiri sejak tahun 2017, Perangkat daerah ini banyak melakukan penataan kearsipan, lebih dari 9.000 berkas arsip, mulai dari surat menyurat hingga dokumen-dokumen bersejarah yang mewarnai kiprah perjalanan pemerintahan di Kabupaten Sukabumi.

Baca Juga: Total Rp 1,2 Miliar, Perumda BPR Sukabumi Cabang Jampangkulon Siap Cairkan Tahara

Arsip paling tua yang ditemukan adalah arsip Dewan Perwakilan Rakyat Gotong Royong tahun 1959. Tersimpan di Depo arsip yang berlokasi di Komplek Jajaway, Palabuhanratu.

Salah satu kegiatan kearsipan yang penting untuk diketahui adalah pemusnahan arsip yang telah dinilai habis masa retensinya. Masa retensi adalah masa berlakunya arsip, setelah melewati masa tertentu arsip perlu dimusnahkan untuk menghindari penumpukan yang sudah tidak relevan lagi.

Baca Juga: 3 Perbedaan Babasan dan Paribasa Sunda: Pengertian, Ciri-Ciri dan Contoh Kalimatnya

Arsip yang dimusnahkan kebanyakan jenis arsip biasa seperti surat-menyurat. Arsip-arsip yang tidak boleh dimusnahkan adalah bernilai sejarah, hukum, dan memiliki nilai administrasi tinggi tetap dipertahankan.

Pada tahun 2024, Diarpus melakukan kegiatan pemusnahan 70.843 berkas arsip bertempat di bekas kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Perdagangan dan perindustrian yang berlokasi di Gunungguruh. Tempat tersebut dipilih karena memiliki tungku yang bisa difungsikan untuk membakar arsip yang akan dimusnahkan.

Baca Juga: Segera Bahas Bareng DPRD, DPMPTSP Sukabumi Ungkap Tujuan Dibentuknya Raperda Investasi

Acara tersebut dihadiri oleh Kepala Diarpus Kabupaten Sukabumi Aisah, SE., SK., M.Sc, disaksikan oleh Bagian Hukum dan Inspektorat dan 19 perangkat daerah yang arsipnya dimusnahkan.

“Proses penilaian dan pemusnahan arsip ini dilakukan berdasarkan ketentuan retensi arsip yang telah ditetapkan, dimana arsip dengan retensi di bawah 10 tahun yang tidak lagi relevan dan diperlukan dapat dimusnahkan dengan cara yang aman dan sesuai prosedur,” jelas Aisah dalam rilis diterima sukabumiupdate.com, Selasa (21/1/2025).

Baca Juga: Lowongan Kerja Lulusan SMA di Tangerang, Syarat: Memiliki SIM A Aktif

Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kabupaten Sukabumi, Kiki Zakiah menambahkan bahwa pemusnahan arsip bertujuan untuk menghindari penumpukan arsip yang tidak relevan, serta untuk menjaga agar arsip yang tersisa tetap terjaga keamanannya dan mudah diakses ketika dibutuhkan. Proses ini juga mendukung penciptaan lingkungan kerja yang lebih tertib dan efisien, dimana ruang penyimpanan dapat digunakan dengan lebih optimal.

“Pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan akan mengurangi risiko penyalahgunaan data, serta memberikan kesempatan bagi arsip-arsip penting yang masih relevan untuk disimpan dengan lebih baik. Kami memastikan bahwa seluruh proses ini dilakukan dengan transparansi dan sesuai dengan peraturan yang berlaku,” tambahnya. (adv)